We moeten het maar eens hebben over Work Plans. Een erg waardevolle functionaliteit van Salesforce Field Service die al een paar jaar bestaat, maar waar nog steeds geen trailhead modules voor gemaakt zijn.

Een Work Plan werkt in Field Service Mobile als een soort checklist, een stappenplan dat de monteur kan volgen. Dat is op zichzelf al een heel waardevolle feature, maar er is nog een bonus: Je kunt op elke Work Step (een punt op zo’n checklist) ook een Action of Flow laten uitvoeren zodra de gebruiker een bepaalde Work Step op voltooid zet.

Ook is er met Work Plan Selection Rules een interessante, zeer flexibele manier gemaakt om Work Plans automatisch aan Work Orders te koppelen.

Laten we het hele datamodel stap voor stap doorlopen.

Work Plan Templates

Een Work Plan en de Work Steps die ertoe behoren kun je zien als één invulbaar exemplaar van de checklist. Een Work Plan Template is dan logischerwijs het sjabloon. Het Work Plan Template is een vrij eenvoudig object. Je geeft je template een naam, wat ook de naam wordt van elk Work Plan dat volgens dit sjabloon gemaakt wordt. Verder kun je een Relative Execution Order meegeven. Hiermee bepaal je in welke volgorde ten opzichte van elkaar de Work Plans moeten worden uitgevoerd door de gebruiker.

Geef een veiligheidschecklist bijvoorbeeld Relative Execution Order 100 en de opruimchecklist 900. Checklists voor de daadwerkelijke klus kunnen nummers daartussen hebben. Zo geef je aan dat de veiligheidheidschecklist eerst moet en de opruimchecklist als laatste.

Work Step Templates

Hier moet je even opletten. De relatie tussen Work Step Templates en Work Plans Templates is anders dan de relatie tussen Work Steps en Work Plans.

Dezelfde Work Step Templates kunnen aan meerdere Work Plans Templates gekoppeld worden. Zo hoef je stappen in in meerdere plannen terugkomen niet dubbel aan te maken, maar kun je ze hergebruiken.

De Work Step Template vertegenwoordigt een stap in een bepaald proces of een bepaald controlepunt.

Anders dan bij checklists in FieldBuddy, leg je niet een waarde vast, maar kun je alleen maar de stap markeren als voltooid.

In een FieldBuddy checklist kan het gevraagde antwoord op een inspectie punt op een checklist ook in de vorm van tekst, een getal, een datum (al dan niet met tijd) of een (meer)keuzelijst zijn.

Een Work Step is zelf niet ontworpen om er informatie op te ontvangen anders dan dat de stap wel of niet voltooid is.

Gelukkig is er de Action Definition. Je kunt op een Work Step Template een Quick Action of een Field Service Mobile Flow kiezen die uitgevoerd moet worden zodra de Work Step voltooid wordt. Die kun je gebruiken om informatie door de gebruiker in te laten vullen en deze waar je maar wilt op te slaan.

De documentatie van Salesforce legt uit dat een normale screenflow ook als Action Definition gebruikt mag worden, maar die kun je dan niet in Field Service Mobile gebruiken.

Work Plan Template Entries

Zoals gezegd is de relatie tussen Work Step Templates (WST) en Work Plans Templates (WPT) een many to many relatie. Een WPT kan meerdere WST’s aan zich gekoppeld hebben, maar je kunt een WST ook koppelen aan meerdere WPT’s.

Zo’n many to many relatie wordt altijd gemaakt met wat we een junction object noemen. Dat is de Work Plan Template Entry. Dit object heeft een relatie naar een WPT en een WST en bepaalt de volgorde waarin de verschillende stappen in die checklist voorkomen. Tip: gebruik stappen van 10 voor de volgorde. Zo is het later mogelijk stappen tussen te voegen zonder dat je de Execution Order van alle stappen erna moet veranderen.

Work Plan Selection Rules

Met Work Plan Selection Rules geef je aan bij welke eigenschappen van een Work Order of Work Order Line Item er automatisch een Work Plan volgens dit Work Plan Template aan gekoppeld moet worden.

Eigenschappen waarop je kunt filteren zijn:

• Een specifiek Account
• Een specifieke Locatie
• Een specifieke Asset
• De Asset is een specifiek Product
• Een specifiek Service Territory
• Een specifiek Work Type

Het werkt ook met combinaties.

Zo kan een Work Plan Selection Rule ook bepalen dat het Work Plan gekoppeld moet worden aan elke nieuwe Work Order voor Installeren van bijvoorbeeld een lift van een specifiek type.

Work Plans

Een Work Plan vertegenwoordigt een groep Work Steps die voor een bepaalde Work Order moeten worden voltooid.

Work Steps

Work Steps zijn specifieke stappen die voor een bepaalde Work Order moeten worden voltooid. Deze zijn altijd gebundeld in een Work Plan.

User Interface

In Field Service Mobile is een mooie, intuïtieve user interface beschikbaar voor Work Plans. En hoewel de gebruikers die deze checklists voltooien over het algemeen met de mobiele app zullen werken, is dezelfde UI ook als een Lightning Component beschikbaar waardoor je deze ook op een Lightning Page in de desktop app kunt opnemen.

Conclusie

Niet alleen zijn Work Plans erg nuttig en gebruiksvriendelijk dankzij mooie componenten voor de gebruikersinterface in zowel Field Service Mobile als de desktop app, maar is het ook een erg mooi voorbeeld van verschillende slimme keuzes op gebied van data modeling. Vooral het concept van Selection Rules heb ik al voor verschillende andere toepassingen gebruikt.