Met het concept Selection Rules kun je de logica en gewenste resultaten van geautomatiseerde processen in een Salesforce omgeving in hoge mate configureren met niets anders dan data die gewoon via de Front End (geen toegang nodig tot Setup) te maken en bewerken zijn.

Salesforce CPQ is een cloud die gebruik maakt van het concept Selection Rules om bijvoorbeeld automatisch te bepalen hoe en wanneer een bepaald product in een offerte moet worden opgenomen.

In 2020 dook het concept van Selection Rules ook op in Salesforce Field Service. Met Work Plan Selection Rules bepaal je via lookups en zonder child records en picklists aan welke criteria een Work Order moet voldoen om een bepaald Work Plan er automatisch voor te laten aanmaken.

Als je een beetje handig bent met filteren in Get Records elementen, zou je vrij gemakkelijk zelf een flow kunnen bouwen die Work Plan Selection Rules gebruikt om Work Plans onder de juiste omstandigheden aan te maken. Niet dat dat dat nodig is want daar is door Salesforce zelf al in voorzien, maar als je dit doorziet, kun je zelf voor een andere app ook je eigen Selection Rules functionaliteit bouwen.

Zo ben ik begonnen aan een Item Selection Rule functionaliteit voor FieldBuddy, een app op het Salesforce platform waarvoor ik veel implementaties uitvoer.

De binnendienst service medewerkers van bedrijven die FieldBuddy gebruiken kunnen tijd besparen als ze Onderdelen, Activiteiten, Checklijsten en Overige kosten zoals voorrijkosten niet meer voor elke klus handmatig aan de Werkbon hoeven te koppelen.

Als bijvoorbeeld bij een jaarlijkse onderhoudsbeurt van een luchtbehandelingsinstallatie altijd een bepaald filter vervangen moet worden, zou de Service Manager een Item Selection Rule kunnen maken waarin het volgende gedefinieerd wordt:

• Het Item: Filter Type A2 600*250mm, een lookup naar het record van dat Item
• Het Werkbon Type dat de Werkbon moet hebben
• Het type Installatie (Product) waarop onderhoud wordt uitgevoerd

De flow die daadwerkelijk het koppelen uitvoert werkt in grote lijnen als volgt:

• Wanneer een Werkbon wordt aangemaakt, start een Flow voor Actions and Related Records, oftewel een after save flow
• In deze flow wordt gezocht naar alle Item Selection Rules waarbij:
  • Het Werkbon Type van de huidige Werkbon of geen Werkbon Type is geselecteerd
  • Het type Installatie waarvoor de Selection Rule geldt gelijk is aan het type Installatie waarvoor de Werkbon wordt gemaakt of geen waarde heeft
  • Ten minste een van de twee een specifieke match heeft
• In een loop wordt elke Selection Rule gebruikt om een Werkbon Regel te maken

Uiteraard is dit niet alles dat ik in de functionaliteit verwerkt heb, maar dit is wel de basis waarmee ik begon en een goed voorbeeld om uit te leggen hoe het concept van Selection Rules in een simpele vorm te gebruiken is.

Mocht je besluiten een soortgelijke functionaliteit te ontwikkelen, let er dan op dat je een goede en heldere handleiding maakt voor de eindgebruikers die de Selection Rules zullen gaan beheren. Goed gebruik maken van Help Tekst voor de velden van de Selection Rule zal gebruikers ook helpen. De meerwaarde staat of valt met hoe goed degenen die de data gaan beheren snappen hoe het werkt.